Hoogachtend wordt doorgaans beschouwd als een formelere afsluiting dan Met vriendelijke groet of Met vriendelijke groeten.
alle vaste briefonderdelen beginnen links tegen de kantlijn; de volgorde van de vaste onderdelen is: afzender, geadresseerde, plaats en datum, onderwerp, kenmerk, aanhef, briefinhoud, slotformule en ondertekening, bijlagen en kopie; een nieuwe alinea begint niet met een inspringing, maar na een witregel.
Een zakelijke brief heeft meestal een vaste indeling. Je begint met de geadresseerde, de datum, een nummer en het onderwerp. Daarna volgt de aanhef en de brief zelf, onderverdeeld in alinea's. Ten slotte sluit je af met de ondertekening en de vermelding van eventuele bijlagen.
Het woordje 'Hoogachtend' heeft een zekere lading die je in sommige brieven juist heel goed kan gebruiken. Ten eerste schept deze slotformule een afstand tussen de zender en de ontvanger. Dit kan handig zijn in situaties waarin je geen toenadering zoekt tot de ontvanger.
Het kriebelige 'Warme groet' wordt nog steeds gebruikt in semi-zakelijke werkmails en ook de vergelijkbare 'Lieve groet', 'Vrolijke groet' of 'Zonnige groet' passeren nog wel eens de revue en zijn, alhoewel ongetwijfeld oprecht en lief bedoeld, gewoon irritant.
Hoogachtend wordt doorgaans beschouwd als een formelere afsluiting dan Met vriendelijke groet of Met vriendelijke groeten. Ook de aanhef van uw brief speelt een rol bij de keuze voor de slotformule.
Houd het onderwerp kort en krachtig en doeltreffend. Denk iets langer na dan je normaal gesproken deed om tot een goed onderwerp te komen, dit betaalt zich toch weer terug in de reactiesnelheid op je e-mail. Vraag jezelf bij het bedenken van het onderwerp af of de ontvanger ook begrijpt wat je hiermee bedoeld.
Met vriendelijke groeten en Met vriendelijke groet zijn de gebruikelijkste formuleringen. Die vormen zijn ook zonder met mogelijk: Vriendelijke groeten, Vriendelijke groet. Als een brief of e-mail een duidelijk informeel karakter heeft, zijn ook andere slotgroeten mogelijk: Groeten, Groet, Groetjes, Hartelijke groet.
Beste is een informele aanspreekvorm, die zowel in brieven en e-mails als in gesproken taal gebruikt wordt. Na een aanspreking met Beste spreken we de gesprekspartner, toehoorder of lezer verder aan met de vertrouwelijke vorm je. Beste wordt gecombineerd met een voornaam of een ander zelfstandig naamwoord.
Er zijn verschillende soorten brieven: persoonlijke brieven en zakelijke brieven. Een voorbeeld van een persoonlijke brief is een liefdesbrief (al zal die in dit digitale tijdperk nog zelden worden geschreven). Een voorbeeld van een zakelijke brief is een sollicitatiebrief.
Een correcte, zakelijke groet hoeft niet overdreven formeel te zijn. De meest gebruikelijke slotgroet is: Met vriendelijke groet(en). Te formeel is een slotgroet als: Hoogachtend, of Met hoogachting. Te informeel is een slotgroet als: Groetjes, of Hartelijks.
Zet in een brief tussen de onderwerpsregel en de aanspreking twee witregels. Zet in een brief of een e-mail één witregel tussen de aanspreking en de eerste alinea, en één witregel tussen de laatste alinea en de slotgroet. Begin elke alinea tegen de linkermarge zonder in te springen.
Als een brief al is opgemaakt en u moet onverwachts in de plaats van iemand anders ondertekenen, dan kunt u met de hand de afkorting i.o. ('in opdracht') voor uw handtekening schrijven. Als uw handtekening moeilijk leesbaar is, kunt u voor de duidelijkheid uw naam ook voluit onder uw handtekening schrijven.
Als je de naam van de persoon aan wie je e-mail gericht is niet kent, gebruik dan een aanhef als 'Geachte Heer/Mevrouw', 'Geachte Voorzitter/Geacht Bestuur', of desnoods: 'Aan wie het betreft'. Begin je e-mail niet met 'Hallo', 'Hoi', 'Dag' of andere informele begroetingen.
– Als er meer ondertekenaars zijn, kunnen hun namen naast of onder elkaar worden geplaatst. Als slechts één van hen de brief ondertekent, kan onder diens naam (na de eventuele functienaam) worden toegevoegd 'mede namens …'
In een slotzin geef je aan wat je van de lezer verwacht, hoe iets verder gaat of welke actie jij gaat ondernemen. Net als bij openingszinnen is het soms lastig een goede slotzin te vinden. Ook een slotzin moet passen bij de inhoud van de brief of e-mail die je schrijft.
Gebruik een vriendelijke toon in je e-mail, groet vriendelijk en gebruik niet te scherpte bewoordingen. Behandel de nodige onderwerpen in je herinneringsmail zodat de ontvanger weet wat je wilt. Zorg dat je e-mail geen fouten bevat zodat je niet alleen vriendelijk overkomt, maar ook professioneel.
Geef de persoon de tijd om te reageren. Reageert die niet? Dan kun je de persoon nogmaals een reminder sturen, met exact dezelfde tekst. Wanneer de persoon reageert dan geeft die meestal zelf wel aan waarom die niet eerder heeft gereageerd op jouw mail.
Met vriendelijke groet en met vriendelijke groeten zijn de gebruikelijkste formuleringen. Ook de slotformules zonder met (dus: vriendelijke groeten en vriendelijke groet) zijn correct.