Kortweg, bruto loon wordt geruild tegen netto loon, in het voordeel van de werknemer. De fiscale ruimte bestaat uit het positieve verschil tussen het bedrag dat fiscaal maximaal mag worden vergoed en de werkelijke vergoeding. De aard van de andere beloningscomponent kan per regeling verschillen.
Door middel van een cafetariaregeling kunnen werknemers belastbaar loon omzetten in belastingvrije vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen. De werknemer kan zelf aangeven welk loon (bijvoorbeeld een dertiende maand of vakantiegeld) hij wil omzetten voor welk doel.
Wat houdt de regeling in? De regeling houdt in dat de werknemer kan profiteren van een onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer als hij bereid is om hiervoor (een deel van) de structurele eindejaarsuitkering in te leveren. De medewerker ontvangt het fiscale voordeel over het bedrag dat wordt uitgeruild.
Het meerdere mag de werknemer onbelast uitruilen tot € 0,19 per kilometer via een cafetariaregeling. Uitruil is alleen mogelijk voor de werkelijk gereden kilometers waarvoor de werknemer geen vergoeding ontvangt.
Het voordeel van deze uitruil is dat de werknemer minder loonbelasting hoeft af te dragen over zijn eindejaarsuitkering. De werkgever betaalt in deze situatie minder sociale lasten. Vanaf 1 januari 2022 wordt de fiscale ruimte bepaald op basis van het aantal afgesproken reisdagen.
Stel dat er in de cao staat dat er maximaal 30 kilometer enkele reis vergoed mag worden, maar de woon-werk afstand betreft 40 kilometer enkele reis, dan wordt er 10 kilometer fiscale ruimte opgebouwd. De formule van deze berekening is als volgt: 40 x 2 x €0,19 x 214 : 12 = €271,07 per maand en €3.252,80 op jaarbasis.
Reiskostenvergoeding en belasting
Krijg je een vergoeding die hoger is dan 19 cent per kilometer? Dan geldt dat als loon. Over alles meer dan 19 cent per kilometer betaal je dan gewoon belasting. Als je met het openbaar vervoer reist, kan je werkgever alle kosten belastingvrij vergoeden.
Reist u met eigen vervoer naar uw werk? Dan kan uw werkgever u maximaal € 0,19 per kilometer vergoeden, zonder dat u hierover belasting betaalt. Voor deze maximale kilometervergoeding maakt het niet uit welk vervoermiddel u gebruikt.
Het verschil tussen een eindejaarsuitkering en 13e maand
Bij een 13e maand krijg je een extra bruto maandsalaris. Een extra maandloon dus. Daarom ook de naam 13e maand. Een eindejaarsuitkering is een deel van het bruto salaris wat je in het hele jaar hebt verdient.
Deze regeling houdt in dat, als de werknemer (bij een fulltime dienstverband) minstens 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist, de reiskostenvergoeding op jaarbasis mag worden berekend alsof de werknemer op 214 dagen reist. Bij parttime werken moet de vergoeding pro rata berekend worden.
Omzendbrief nr. 705 van 23 juni 2022 stelt het bedrag van de kilometervergoeding vast op 0,4170 euro voor de periode van 1 juli 2022 tot 30 juni 2023.
Fiscaal mogen reiskosten tot maximaal €0,19 per kilometer worden vergoed. Voor woon-werkverkeer komen maximaal 214 reisdagen in aanmerking. Als de gemiddelde reiskostenvergoeding van de werkgever lager is dan het toegestane fiscaal vrije bedrag, dan kan dit verschil uitgeruild worden voor het netto bedrag.
Je kunt je medewerkers vragen om een deel belast loon uit te ruilen voor een (netto) vergoeding of verstrekking die je in de vrije ruimte onderbrengt, denk bijvoorbeeld aan een fiets of laptop.
Vanaf 1 januari 2020 moet de werknemer, om het voordeel van een fiets van de zaak te verkrijgen, jaarlijks 7 procent van de consumentenadviesprijs (inclusief btw) van de fiets bij het inkomen bijtellen. Het bedrag van de bijtelling is loon in natura, maar mag in de eindheffing van de werkkostenregeling (WKR).
Doordat de werknemer in ruil voor de fiets of laptop brutoloon inlevert, hoeft hij daarover geen inkomstenbelasting te betalen, een besparing van 37,10 tot 49,5%. Bovendien betaalt de werkgever over het bedrag dat hij met de werknemer uitruilt geen sociale werkgeverslasten, een besparing van zo'n 18%.
Kilometervergoeding blijft 19 cent in 2022.
Uw reistijd tussen huis en werk (en terug) telt niet als werktijd. Behalve als u activiteiten uitvoert in opdracht van uw werkgever.
Een redelijke vergoeding per kilometer is op dit moment rond de 30 cent. Dit dekt gemiddeld de variabele kosten en een vergoeding voor casco verzekering.
Vaak hanteert een werkgever een minimale woon-werk afstand van 10 kilometer alvorens een vergoeding wordt verstrekt. Doorgaans hanteren werkgevers geen maximum, maar dit hangt af van uw arbeidsovereenkomst of CAO, daarin kunnen andere afspraken zijn overeengekomen.
Indien de werknemer het openbaar vervoer (trein, tram, bus, metro) gebruikt, is de werkgever verplicht om tussen te komen in de vervoerkosten. De verplichting valt weg als de werknemer zijn eigen wagen gebruikt en als er niets voorzien is in een CAO op het sectorale niveau.
Je kunt met deze gegevens op de volgende manier je kilometervergoeding berekenen: Vermenigvuldig de vergoeding per kilometer met het aantal kilometer dat je op een werkdag reist: € 0,19 x 22 = € 4,18.
Dit partnerpensioen kan namelijk niet worden uitgeruild. Een deel van het partnerpensioen uitruilen. U ontvangt een hoger ouderdomspensioen en uw partner ontvangt een lager partnerpensioen als u komt te overlijden. Dat is belangrijk voor u en uw partner om te beseffen.
Gemeenten kunnen de uitruil van een reiskostenvergoeding toevoegen aan het IKB. Gemeenten moeten dan in de lokale regeling / personeelshandboek de reiskostenvergoeding als bestedingsdoel in het IKB opnemen. Alleen dan heeft de medewerker een mogelijkheid om het IKB te besteden aan een vaste reiskostenvergoeding.
Er komt een grote wijziging aan voor het bedrijfsleven in Nederland: per 1 januari 2022 verdwijnt het fenomeen van de vaste reiskostenvergoeding. Werkgevers mogen dan niet zomaar meer een vaste reiskostenvergoeding aan hun medewerkers aanbieden, maar alleen daadwerkelijk gemaakte reizen mogen onbelast vergoed worden.