NLCIUS is de open standaard voor elektronisch factureren. Die helpt bij het uitwisselen van data. En voorschrijft welke gegevens e-facturen moeten vermelden. Zijn minder administratieve handelingen nodig.
Leveranciers van de Rijksoverheid mogen hun facturen al enkele jaren elektronisch verzenden naar de rijksdiensten. Sinds 1 januari 2017 is dat verplicht bij alle nieuwe inkoopovereenkomsten met het Rijk.
Een e-factuur is een elektronisch bestand dat per computer wordt aangeleverd. Een e-factuur wordt automatisch verwerkt. Facturen die per e-mail worden gestuurd, bijvoorbeeld als pdf, zijn geen e-facturen. E-facturen worden vaak rechtsreeks gestuurd vanuit administratie- of boekhoudsoftware.
Kosten Peppol
Aan het gebruik van Peppol zijn geen kosten verbonden. Enkel voor de activatie van Peppol dient u eenmalig € 1,- via iDEAL te betalen.
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is in 2008 opgericht en wordt gebruikt voor het veilig en grensoverschrijdend ontvangen en/of verzenden van o.a. e-facturen en inkooporders tussen bedrijven onderling en Europese Overheden.
Peppol is een internationaal afsprakenstelsel tussen providers, dat het voor aangesloten organisaties mogelijk maakt elektronische documenten uit te wisselen. In Nederland is het gebruik van Peppol voor e-facturatie niet verplicht. De Rijksoverheid raadt aan om Peppol hiervoor te gebruiken.
Waarom is e-facturatie belangrijk? E-facturatie is sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en scheelt de ondernemers veel administratie. Bovendien kunnen partijen hiervan ook financieel profiteren.
Je bespaart op accountants, nu de facturen automatisch worden bijgehouden en verwerkt; E-facturen worden sneller betaald. Bij geïntegreerde elektronische facturatie worden facturen automatisch ingelezen en verwerkt door het boekhoudprogramma van de ontvanger.
Een elektronische factuur ziet eruit als een gewone factuur, maar bevat daarnaast codes. Door deze codes is het voor computers precies duidelijke wat de betekenis is van elk woord en bedrag. Een elektronische factuur wordt als bestand per computer aangeleverd en wordt hierbij automatisch verwerkt.
DigiInkoop is een dienst voor de Rijksoverheid en haar leveranciers. DigiInkoop maakt het elektronisch aanmaken en verwerken van contracten, bestellingen en facturen mogelijk. Dit proces is in DigiInkoop volledig geautomatiseerd.
Met UBL kan 100% automatische factuurherkenning worden gerealiseerd. Dit betekent dat de factuurgegevens automatisch worden overgenomen, zonder nog handmatig in te hoeven boeken. E-facturen worden dus volledig automatisch, na goedkeuring, geboekt in de administratie. Zo houdt u meer tijd over voor andere zaken.
Het doel van Peppol
Zowel binnen als buiten de Europese Unie. Door op Peppol aan te sluiten, zijn individuele afspraken tussen partijen die gegevens willen uitwisselen niet meer nodig. Dit vergemakkelijkt de organisatie en administratie.
Via het PEPPOL netwerk kunnen aangesloten organisaties zakelijke documenten uitwisselen, zoals verschillende elektronische formats. Een voorbeeld van zo'n format is de UBL Factuur. Oftewel: via PEPPOL kun je veilig e-facturen sturen naar bedrijven en overheden door heel Europa, Azië en meer.
Overheden ontvangen hun facturen via Mercurius. Dit is een federaal platform dat alle overheden zal ontsluiten. Omdat bedrijven in staat willen zijn om e-facturen te zenden naar al hun (publieke en private) klanten, was een oplossing nodig die dezelfde standaard en hetzelfde afsprakenkader biedt voor alle partijen.
Digipoort is de ICT-centrale waar berichtenverkeer voor de overheid afgehandeld wordt. Digipoort werkt als een elektronisch postkantoor. Digipoort ontvangt het bericht; controleert het bericht op een aantal eisen; bevestigt, desgewenst namens de organisatie, de ontvangst van het bericht.
naam, adres en btw-identificatienummer van de leverancier of van de afnemer. omschrijving van het geleverde goed of van de verrichte dienst. prijzen exclusief btw, uitgesplitst naar btw-tarief. de btw-bedragen, uitgesplitst naar btw-tarief.
Een factuur of vordering kan verjaren en is dus niet eeuwig geldig. De verjaringstermijn is in principe vijf jaar, afhankelijk van het feit of het om zakelijke klanten of consumenten gaat.
Stuurt u geen factuur, dan kan die verjaren. De klant hoeft dan vaak niet meer te betalen. Een factuur verjaart: 5 jaar nadat de voorgeschreven betalingstermijn voorbij is.
De verjaringstermijn van facturen en vorderingen business-to-business is vijf jaar, bij consumentenkoop twee jaar en voor diensten aan consumenten en reizen vijf jaar.
Uit onderzoek van diverse onafhankelijke onderzoeksbureaus (waaronder Aberdeen Group, Hackett en Gartner) blijkt dat de handmatige afhandeling van een factuur gemiddeld 25 euro kost. Bij een organisatie waarin de factuurverwerking geautomatiseerd is liggen de kosten een stuk lager, namelijk €2,50 per factuur.
Een factuur sturen als particulier zonder kvk mag dus niet, in de plaats daarvan kan je een kwitantie maken. Een kwitantie is een document dat ondertekent is door de particulier, die daarmee verklaart dat het bedrijf de betaling heeft voldaan en de goederen of diensten ontvangen heeft.