Als je je inbox wilt opruimen zonder je e-mails te verwijderen, kun je ze archiveren of negeren. Je e-mails worden verplaatst naar het label 'Alle berichten'. Wanneer je een bericht archiveert: Het bericht wordt teruggezet in je inbox wanneer iemand erop reageert.
Archiveren is de oplossing als je jouw mailbox opgeruimd en overzichtelijk wilt houden. In de archiefmap plaats je alle mailtjes die je nog niet wilt verwijderen. Hou het bij voorkeur bij één map, als het echt niet anders kan een paar mapjes.
Of u een e-mailbericht nu verwijdert of archiveert, het verdwijnt uit uw Postvak IN. In Gmail/Google-apps wordt een verwijderd bericht in de prullenbak geplaatst, terwijl een gearchiveerd bericht automatisch naar de map Archiefmap Alle e-mail wordt verplaatst.
Als je geen tijd hebt om een e-mailbericht te lezen of er actie op te ondernemen als je het ontvangt, kun je het archiveren. Gearchiveerde berichten worden bewaard in een postbus 'Archief' zodat je ze later snel kunt terugvinden.
Archiveren betekent ook het vernietigen van informatie die niet langer nodig is voor toekomstig gebruik. Bijvoorbeeld om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie in de verkeerde handen valt, om de bewaar- en beheerkosten te beperken of om de gebruikers te behoeden voor een overvloed aan informatie.
Archiveren is het zodanig beheren en bewaren van informatie, dat deze nu en ook later bruikbaar is voor andere doelen.
Wanneer je een bericht archiveert: Het bericht wordt teruggezet in je inbox wanneer iemand erop reageert. Wanneer je een bericht negeert: Reacties komen niet in je inbox terecht. Je kunt het gesprek zoeken als je het wilt terugvinden.
Vaak worden gegevens bewaard omdat er aan bepaalde verplichtingen voldaan moet worden, bijvoorbeeld in het geval van contracten. Daarnaast is er natuurlijk de wettelijke bewaarplicht, in Nederland is dit bijvoorbeeld zeven jaar voor administratieve gegevens en interne e-mail; vijf jaar voor personeelsadministratie.
Met de functie Chat archiveren kun je een individuele chat of groepschat in de lijst met chats verbergen om je gesprekken zo beter te ordenen. Let op: Het archiveren van chats betekent niet dat chats worden verwijderd of gekopieerd naar je SD-kaart.
E-mails in uw postvak archiveren kan erg handig zijn wanneer bijvoorbeeld uw postvak vol zit of omdat u te veel e-mail in uw postvak heeft zitten waardoor het erg moeilijk is om oude e-mail terug te vinden. Daarom is het wijs om uw oude e-mail te archiveren om ruimte vrij te maken voor nieuwe e-mail.
Outlook-gegevensbestanden (. pst) bevatten uw e-mailberichten, agenda's, contactpersonen, taken en notities. U moet Outlook gebruiken als u met de items in een PST-bestand wilt werken. Als u Outlook-gegevens archiveert, worden de items in een PST-bestand opgeslagen.
De standaardperiode is 30 dagen.
Toegang tot gearchiveerde e-mails vanuit het navigatiedeelvenster. Als u het gearchiveerde PST-bestand al in Microsoft Outlook hebt geopend, gaat u gewoon naar de weergave E-mail en klikt u om het Archief map of submappen in het navigatievenster. Vervolgens kunt u de gearchiveerde e-mails zien.
Als je account is ingesteld op POP op een van je apparaten, zullen je e-mails verdwijnen op de andere apparaten zodra ze zijn geopend. Stel daarom je account in op IMAP om dat te voorkomen. Zo doe je dat: Ga opnieuw naar de Outlook-instellingen, zoals je deed in de vorige stap.
Je kunt berichten voor jezelf verwijderen wanneer je dat wilt. De ander ziet het niet als je dit bericht uit je gesprek op WhatsApp verwijdert. Of je het nu op een iPhone verwijdert of op een Android telefoon.
Wat gebeurt er wanneer je in een geactiveerd gesprek een nieuw bericht krijgt? Jij kan een chat wel gearchiveerd hebben, je kunt nog steeds nieuwe berichten krijgen in dit gesprek. Voorheen werd het gearchiveerde bericht dan automatisch teruggeplaatst in je gewone chatoverzicht.
Wissen: Een chatgesprek leegmaken, maar niet helemaal verwijderen. Het gesprek blijft dus in de chatlijst staan. Verwijderen: Een chatgesprek permanent verwijderen en het gesprek uit je chatlijst halen.
Een archief is de bewaarplaats van belangrijke gegevens die zijn vastgelegd in documentvorm alsook de verzameling van documenten die voor een bepaald doel vervaardigd zijn.
Zodoende kunt u bepalen welke items u wilt archiveren, waar u deze wilt opslaan en hoe oud items moeten zijn voordat ze kunnen worden gearchiveerd. Ga op een van de volgende manieren te werk: Klik Outlook 2013: op Bestand >Info > Opschoningshulpmiddelen > Archiveren.