Als u wilt voorkomen dat uw postvak volloopt, kunt u oude items die u wilt bewaren, verplaatsen naar een archief, een apart Outlook-gegevensbestand (.PST) dat u kunt openen in Outlook zodra u het nodig hebt.
Berichten archiveren met de knop Archiveren
Gearchiveerde items blijven makkelijk te vinden via het zoekvak of door naar uw map Archief te navigeren. Als u een term in het Zoekvak typt, zoekt Outlook standaard in alle mappen in uw postvak.
Als je geen tijd hebt om een e-mailbericht te lezen of er actie op te ondernemen als je het ontvangt, kun je het archiveren. Gearchiveerde berichten worden bewaard in een postbus 'Archief' zodat je ze later snel kunt terugvinden.
Of u een e-mailbericht nu verwijdert of archiveert, het verdwijnt uit uw Postvak IN. In Gmail/Google-apps wordt een verwijderd bericht in de prullenbak geplaatst, terwijl een gearchiveerd bericht automatisch naar de map Archiefmap Alle e-mail wordt verplaatst.
Als je je inbox wilt opruimen zonder je e-mails te verwijderen, kun je ze archiveren of negeren. Je e-mails worden verplaatst naar het label 'Alle berichten'. Wanneer je een bericht archiveert: Het bericht wordt teruggezet in je inbox wanneer iemand erop reageert.
Archiveren betekent ook het vernietigen van informatie die niet langer nodig is voor toekomstig gebruik. Bijvoorbeeld om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie in de verkeerde handen valt, om de bewaar- en beheerkosten te beperken of om de gebruikers te behoeden voor een overvloed aan informatie.
Archiveren is het zodanig beheren en bewaren van informatie, dat deze nu en ook later bruikbaar is voor andere doelen.
Met de functie Chat archiveren kun je een individuele chat of groepschat in de lijst met chats verbergen om je gesprekken zo beter te ordenen. Let op: Het archiveren van chats betekent niet dat chats worden verwijderd of gekopieerd naar je SD-kaart.
Toegang tot gearchiveerde e-mails vanuit het navigatiedeelvenster. Als u het gearchiveerde PST-bestand al in Microsoft Outlook hebt geopend, gaat u gewoon naar de weergave E-mail en klikt u om het Archief map of submappen in het navigatievenster. Vervolgens kunt u de gearchiveerde e-mails zien.
De standaardperiode is 30 dagen.
Als je je inbox wilt opruimen zonder je e-mails te verwijderen, kun je ze archiveren of negeren. Je e-mails worden verplaatst naar het label 'Alle berichten'. Wanneer je een bericht archiveert: Het bericht wordt teruggezet in je inbox wanneer iemand erop reageert.
Vaak worden gegevens bewaard omdat er aan bepaalde verplichtingen voldaan moet worden, bijvoorbeeld in het geval van contracten. Daarnaast is er natuurlijk de wettelijke bewaarplicht, in Nederland is dit bijvoorbeeld zeven jaar voor administratieve gegevens en interne e-mail; vijf jaar voor personeelsadministratie.
Outlook-gegevensbestanden (. pst) bevatten uw e-mailberichten, agenda's, contactpersonen, taken en notities. U moet Outlook gebruiken als u met de items in een PST-bestand wilt werken. Als u Outlook-gegevens archiveert, worden de items in een PST-bestand opgeslagen.
Klik met de rechtermuisknop op een bericht in uw postvak of in een ander e-mailmap en selecteer regels. Selecteer een van de opties. Outlook stelt automatisch voor om een regel te maken op basis van de afzender en de geadresseerden. Als u wilt meer opties wilt zien, selecteert u de Regel maken.
Microsoft biedt 15 GB e-mailopslagruimte per gratis Outlook.com account. Microsoft 365 abonnees krijgen 50 GB ruimte.
Open het bericht dat u wilt opslaan en klik op het tabblad Bestand op Opslaan als. Kies in het dialoogvenster Opslaan als in het deelvenster Map een map envervolgens de locatie in de geselecteerde map waar u het bestand wilt opslaan. Typ een naam voor het bestand in het vak Bestandsnaam.
Wat gebeurt er wanneer je in een geactiveerd gesprek een nieuw bericht krijgt? Jij kan een chat wel gearchiveerd hebben, je kunt nog steeds nieuwe berichten krijgen in dit gesprek. Voorheen werd het gearchiveerde bericht dan automatisch teruggeplaatst in je gewone chatoverzicht.
Als je een gesprek archiveert, wordt het verborgen in je Postvak IN tot de volgende keer dat je met die persoon chat. Tik vanuit Chats op je profielfoto linksboven. Tik op Gearchiveerde chats. Tik bovenaan in Chats op Zoeken.
Een chat archiveren
Een gearchiveerde chat staat niet op het tabblad 'Chats', maar in een speciaal archief. Daar kun je ze nog gewoon inzien. Zodra iemand een nieuw bericht in de chat plaatst, is het gesprek weer uit het archief. Het staat dan weer in het overzicht met alle chats.
Wissen: Een chatgesprek leegmaken, maar niet helemaal verwijderen. Het gesprek blijft dus in de chatlijst staan. Verwijderen: Een chatgesprek permanent verwijderen en het gesprek uit je chatlijst halen.