Schriftelijke rapportage is het formeel vastleggen van informatie, feiten, onderzoeksresultaten of gebeurtenissen in een geschreven verslag (fysiek of digitaal). Het dient om bevindingen controleerbaar en inzichtelijk te maken voor anderen, ter ondersteuning van besluitvorming, verantwoording of evaluatie. LessonUp +3
Een schriftelijke eindrapportage is de op schrift gestelde uitkomst van een evaluatie van een training of cursus. De rapportage maakt bijvoorbeeld duidelijk welke training is gegeven, hoe de klanttevredenheid is, wat de effecten op de medezeggenschap zijn en wat bij een volgende training beter kan.
Met schriftelijke rapportage bereik je ook meerdere mensen. Degene die de rapportage leest, kan nadenken over wat geschreven is. Hij kan er dan goed op reageren. Het nadeel van een schriftelijke rapportage is dat het meer tijd kost dan een mondelinge rapportage.
Hoewel bedrijven vele soorten rapporten gebruiken, zijn dit de meest voorkomende die we bijna dagelijks zien.
Een rapport is een verslaglegging van een activiteit, gebeurtenis of toestand. Dit verslag wordt, al dan niet na voorafgaand onderzoek, door een of meer rapporteurs gedaan aan een doelgroep, die daartoe doorgaans, maar niet noodzakelijkerwijs, de opdracht heeft gegeven of de wens uitgesproken.
Het onderscheidt drie soorten formele rapporten: informatieve rapporten die feitelijke gegevens verstrekken zonder analyse; analytische rapporten die resultaten presenteren en analyseren om conclusies te trekken; en aanbevelingsrapporten die een bepaalde handelwijze bepleiten.
Waar moet een rapport aan voldoen?
Tips om beter te rapporteren:
Rapporten zijn formele documenten die kopjes, subkopjes, genummerde secties, opsommingstekens en afbeeldingen zoals stroomschema's, diagrammen of grafieken kunnen bevatten. Al deze elementen kunnen worden gebruikt om de lezer te helpen het rapport te doorgronden en de inhoud ervan te begrijpen.
Rapportageverplichtingen zijn eenvoudige, schriftelijk vastgelegde regels die uitleggen welk soort rapport moet worden opgesteld, welke informatie het moet bevatten, wie het ontvangt en hoe vaak het moet worden opgesteld .
Enkele belangrijke voordelen zijn dat schriftelijke communicatie als gezaghebbend document dient, waardoor het gemakkelijk te begrijpen is en permanente gegevens bewaard blijven . Nadelen zijn echter het gebrek aan geheimhouding, de tijdrovende en kostbare aard ervan, en het feit dat feedback pas laat binnenkomt. Schriftelijke communicatie is bovendien niet geschikt voor analfabeten.
Er is geen verschil tussen een verslag en een rapport, tenzij je het over een schoolrapport hebt, dat is gebaseerd op cijfers adhv toetsen.
Problemen met schriftelijke communicatie
Om via schrift te communiceren, is een goede beheersing van die taal nodig, want als je de taal niet goed beheerst, kan je ook een boodschap moeilijk overbrengen. Daarnaast is het ook van belang om een goede spelling te hebben.
Rapporten worden altijd geschreven voor een specifiek doel en publiek . Ze kunnen de bevindingen van een onderzoek presenteren, de ontwikkeling van een project, een analyse van een situatie, of voorstellen of oplossingen voor een probleem. Ze moeten onderbouwde gegevens of feiten bevatten. Rapporten moeten gestructureerd zijn met kopjes en subkopjes en gemakkelijk te navigeren zijn.
Gangbare rapportvormen zijn onder andere academische rapporten (zoals onderzoeksverslagen en boekverslagen), zakelijke rapporten (zoals marketingplannen en memo's) en wetenschappelijke rapporten (zoals casestudies en onderzoeksresultaten) .
Wat zijn de 5 kenmerken van een rapport? Een rapport moet duidelijk, nauwkeurig, beknopt, samenhangend en relevant zijn om effectief te zijn.
Hoeveel geld geven ouders bij een goed rapport? Gemiddeld is dat € 5 per keer, aldus het Nibud (Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting). De ouders werd ook gevraagd waarom ze geld voor het rapport geven.
De opbouw van een verslag of rapport
Inleiding. In uw inleiding dient u informatie op te nemen over de achtergrond van uw onderzoek en wat de doelstellingen ervan zijn . U kunt in dit gedeelte ook verwijzen naar de literatuur; geef aan wat er al bekend is over uw vraag/onderwerp en of er nog lacunes zijn.
Rapporteren is een ander woord voor melden of verslag uitbrengen. In een rapport meld je bijvoorbeeld de uitkomsten van je onderzoek. Of je brengt verslag uit van de prestaties van je afdeling in het afgelopen kwartaal.
Rapporten die uw team in elke situatie kunnen helpen, moeten duidelijk, bondig, volledig, consistent en beleefd zijn.
Meldingsplicht verwijst naar een wettelijke verplichting om bepaalde zorgen te melden aan de kinderbescherming . Het doel van meldingsplicht is om het te goeder trouw (zonder kwade bedoelingen en met een gegronde reden) melden van zorgen over de veiligheid en behoeften van kinderen te stimuleren.
Hoe schrijf je een rapport?
Hier zijn enkele van de meest voorkomende methoden: