Als je geen tijd hebt om een e-mailbericht te lezen of er actie op te ondernemen als je het ontvangt, kun je het archiveren. Gearchiveerde berichten worden bewaard in een postbus 'Archief' zodat je ze later snel kunt terugvinden.
Of u een e-mailbericht nu verwijdert of archiveert, het verdwijnt uit uw Postvak IN. In Gmail/Google-apps wordt een verwijderd bericht in de prullenbak geplaatst, terwijl een gearchiveerd bericht automatisch naar de map Archiefmap Alle e-mail wordt verplaatst.
Als je je inbox wilt opruimen zonder je e-mails te verwijderen, kun je ze archiveren of negeren. Je e-mails worden verplaatst naar het label 'Alle berichten'. Wanneer je een bericht archiveert: Het bericht wordt teruggezet in je inbox wanneer iemand erop reageert.
Archiveren betekent ook het vernietigen van informatie die niet langer nodig is voor toekomstig gebruik. Bijvoorbeeld om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie in de verkeerde handen valt, om de bewaar- en beheerkosten te beperken of om de gebruikers te behoeden voor een overvloed aan informatie.
Berichten archiveren met de knop Archiveren
Gearchiveerde items blijven makkelijk te vinden via het zoekvak of door naar uw map Archief te navigeren. Als u een term in het Zoekvak typt, zoekt Outlook standaard in alle mappen in uw postvak.
Vaak worden gegevens bewaard omdat er aan bepaalde verplichtingen voldaan moet worden, bijvoorbeeld in het geval van contracten. Daarnaast is er natuurlijk de wettelijke bewaarplicht, in Nederland is dit bijvoorbeeld zeven jaar voor administratieve gegevens en interne e-mail; vijf jaar voor personeelsadministratie.
De standaardperiode is 30 dagen.
Archiveren is het zodanig beheren en bewaren van informatie, dat deze nu en ook later bruikbaar is voor andere doelen.
Met de functie Chat archiveren kun je een individuele chat of groepschat in de lijst met chats verbergen om je gesprekken zo beter te ordenen. Let op: Het archiveren van chats betekent niet dat chats worden verwijderd of gekopieerd naar je SD-kaart.
Kerkelijke archieven (ca 25) beheren archieven van diverse kerkelijke instellingen. Audiovisuele archieven (ca 20) beheren archieven van audiovisuele collecties, vaak onderdeel van Regionale historische centra. Polder en waterschapsarchieven (ca. 15) beheren archieven van Hoogheemraadschappen, waterschappen en polders.
Toegang tot gearchiveerde e-mails vanuit het navigatiedeelvenster. Als u het gearchiveerde PST-bestand al in Microsoft Outlook hebt geopend, gaat u gewoon naar de weergave E-mail en klikt u om het Archief map of submappen in het navigatievenster. Vervolgens kunt u de gearchiveerde e-mails zien.
Wat gebeurt er wanneer je in een geactiveerd gesprek een nieuw bericht krijgt? Jij kan een chat wel gearchiveerd hebben, je kunt nog steeds nieuwe berichten krijgen in dit gesprek. Voorheen werd het gearchiveerde bericht dan automatisch teruggeplaatst in je gewone chatoverzicht.
Je kunt berichten voor jezelf verwijderen wanneer je dat wilt. De ander ziet het niet als je dit bericht uit je gesprek op WhatsApp verwijdert. Of je het nu op een iPhone verwijdert of op een Android telefoon.
Als je een gesprek archiveert, wordt het verborgen in je Postvak IN tot de volgende keer dat je met die persoon chat. Tik vanuit Chats op je profielfoto linksboven. Tik op Gearchiveerde chats. Tik bovenaan in Chats op Zoeken.
Je kunt berichten verplaatsen naar de map 'Archief', zodat je postbus 'Inkomend' niet te vol raakt. In tegenstelling tot berichten die je naar de prullenmand verplaatst, blijven gearchiveerde berichten in de map 'Archief' staan totdat je ze verwijdert. Je kunt de map 'Archief' bekijken in de Lijst met postbussen.
Een archief is de bewaarplaats van belangrijke gegevens die zijn vastgelegd in documentvorm alsook de verzameling van documenten die voor een bepaald doel vervaardigd zijn.
Nee, meestal ligt het probleem in de instellingen van je e-maildienst. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat je mailbox de gelezen e-mails automatisch in een speciale map opslaat. Of het kan zijn dat een e-mail, zodra hij op een apparaat (tablet, computer, smartphone) is gelezen, automatisch wordt verwijderd.
E-mails kunnen om de hieronder genoemde redenen verdwijnen of verdwijnen uit de inbox van Outlook: Een probleem in Configuratie-instellingen: Als er een probleem is in de POP- of IMAP-instellingen van uw Outlook-account of als u de POP of IMAP verkeerd hebt ingesteld, kunnen de e-mails van het Outlook-inbox verdwijnen.