Om e-mails te archiveren, worden ze van de mailserver opgehaald. Maak hierbij gebruik van het IMAPS-protocol. IMAPS is een vorm van IMAP, een standaardprotocol om e-mails van de mailserver naar een e-mailtoepassing op te halen, over een versleutelde (en dus beveiligde) verbinding.
Of u een e-mailbericht nu verwijdert of archiveert, het verdwijnt uit uw Postvak IN. In Gmail/Google-apps wordt een verwijderd bericht in de prullenbak geplaatst, terwijl een gearchiveerd bericht automatisch naar de map Archiefmap Alle e-mail wordt verplaatst.
Wat is het verschil tussen Verwijderen en Archiveren? Met Verwijderen wordt het geselecteerde bericht of de geselecteerde berichten verplaatst naar de map Verwijderde items of de map Prullenbak. Als u in Outlook 2016 en Outlook voor Microsoft 365kiest voor Archiveren, wordt uw bericht verplaatst naar de map Archief.
Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie. Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is.
Bij gegevensopslag ligt de nadruk op actieve gegevens die regelmatig worden gebruikt voor verschillende handelingen, terwijl bij gegevensarchivering de nadruk ligt op de langetermijnbewaring van gegevens die niet actief worden gebruikt, maar die moeten worden bewaard voor naleving van wet- en regelgeving of andere doeleinden .
Alle e-mails worden voor een periode van tien jaar bewaard. Na die periode worden de e-mails óf vernietigd óf overgedragen aan het Nationaal Archief. Van daartoe aangewezen sleutelfuncties worden de e-mails overgedragen.
Druk in de weergave Postvak IN lang op het bericht en tik vervolgens op het pictogram Archief.
Herstel gearchiveerde tekstgesprekken, oproepen of voicemails
Houd het gesprek, de oproep of de voicemail die u wilt herstellen ingedrukt . Optioneel: Als u meerdere gearchiveerde items wilt herstellen, houdt u het eerste gesprek, de oproep of de voicemail ingedrukt en selecteert u vervolgens meer items. Tik rechtsboven op Gesprekken herstellen.
E-mails bevatten vaak belangrijke of nuttige informatie. Om deze informatie toegankelijk te houden is het van belang dat je je e-mails archiveert en bewaart bij de rest van je digitale documenten.
Als je een bericht verwijdert, blijft het nog 30 dagen in de prullenbak staan. Na 30 dagen wordt het bericht definitief uit je account verwijderd. Je kunt het dan niet meer herstellen.
Als je geen tijd hebt om een e‑mailbericht te lezen of er actie op te ondernemen als je het ontvangt, kun je het archiveren. Gearchiveerde berichten worden bewaard in een postbus 'Archief' zodat je ze later snel kunt terugvinden.
Een e-mail archiveren kun je zien als een minder definitieve versie van verwijderen. Het bericht verdwijnt uit je inbox en daarmee uit het zicht. Maar de mail is niet volledig verdwenen: je vindt deze altijd terug in het archief.
In tegenstelling tot e‑mails die je naar de prullenmand verplaatst, blijven gearchiveerde e‑mails in de map 'Archief' staan totdat je ze verwijdert. Je kunt de map 'Archief' bekijken in de Lijst met postbussen.
Als u ooit een gearchiveerd bericht opnieuw wilt lezen, tikt u gewoon op de terugknop in uw hoofd-inbox om naar uw berichtenmappen te navigeren.Selecteer 'Gearchiveerd' om uw gearchiveerde berichten te bekijken .
Een app terugzetten uit het archief
Zo gebruik je een app weer: Selecteer op je Android-apparaat het vervaagde app-icoon op het startscherm.Tik op de app om deze opnieuw te installeren.
1. Controleer de Archiefmap: Zelfs als u geen Archiefmap hebt ingeschakeld in de linkerkolom, kan Outlook er automatisch een voor u hebben gemaakt. Om dit te controleren, klikt u met de rechtermuisknop op uw e-mailaccount in de linkerkolom en selecteert u 'IMAP-mappen'. Zoek naar een map met de naam 'Archief' en kijk of het bericht daar staat .
Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie: het is het duurzaam toegankelijk maken én houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien. Bijvoorbeeld burgers, journalisten, onderzoekers, maar ook voor overheden zelf.
Uw berichten worden verplaatst naar de map Archief. Als u een bericht per ongeluk archiveert, gaat u naar de map Archief en verplaatst u het bericht terug naar uw Postvak IN. Opmerking: De knop Archiveren is alleen zichtbaar in Outlook 2016, Outlook 2019 en Outlook voor Microsoft 365.
Als u al een gepersonaliseerd e-mailadres in Outlook.com hebt, verandert er niets en kunt u het blijven gebruiken zonder onderbreking van de service.
In tegenstelling tot e-mails die u naar de Prullenbak verplaatst, blijven gearchiveerde e-mails in uw Archiefmap staan totdat u ze verwijdert .
Met e-mailarchivering kunt u een overzicht bijhouden van alles wat u verzendt en ontvangt, zodat u altijd een kopie van uw berichten en eventuele bijgevoegde documenten hebt . Door uw belangrijke gegevens en documenten te archiveren, worden ze veilig opgeslagen in een aparte map. Dit betekent dat de kans kleiner is dat u ze verwijdert of kwijtraakt.
Archiveren is het zodanig beheren en bewaren van informatie, dat deze nu en ook later bruikbaar is voor andere doelen.