Stuurt u geen factuur, dan kan die verjaren.De klant hoeft dan vaak niet meer te betalen. Een factuur verjaart: 5 jaar nadat de voorgeschreven betalingstermijn voorbij is.
Op grond van de wet verjaart een vordering 5 jaar (artikel 3:307 BW) nadat deze opeisbaar is geworden. Verstuurt u alsnog een factuur binnen deze periode van 5 jaar nadat u uw prestatie / of goederen heeft geleverd, dan is er niets aan de hand en kan nakoming in en buiten rechte worden gevorderd.
U maakt een factuur op voor alle goederen en diensten die u levert aan andere ondernemers. Ook rechtspersonen die geen ondernemer zijn (ook buitenlandse), stuurt u een factuur.
Een factuur of vordering verjaart en is dus niet eeuwig incasseerbaar. De verjaringstermijn van een factuur voor zakelijke klanten is in principe vijf jaar. Verkoop je een product aan een consument, dan verjaart de factuur al na twee jaar.
Voorkom verjaring van je factuur via stuiting
Dan begint die terug vanaf de eerste dag te lopen. Een zakelijke factuur die bijvoorbeeld 9 jaar oud is, zal dan opnieuw 10 jaar lang invorderbaar zijn. De meeste zakelijke facturen zijn dus in de praktijk tot 20 jaar na datum opeisbaar als je op tijd stuit.
Een factuur verjaart: 5 jaar nadat de voorgeschreven betalingstermijn voorbij is. 2 jaar nadat de betalingstermijn voorbij is als u producten aan particulieren verkoopt. 5 jaar nadat de betalingstermijn voorbij is als u diensten aan particulieren verkoopt.
De factuur moet worden uitgereikt uiterlijk de 15de dag van de maand volgend op de maand waarin het belastbare feit van de handeling heeft plaatsgevonden.
Belang van de factuur
bevestigt de verkoop en de levering van de goederen en/of diensten; bewijst dat hij geld tegoed heeft (vordering op de klant); een bewijs of verantwoordingsdocument voor de boekhouding.
Facturen verstuur je naar je klanten om geld te ontvangen voor geleverde goederen en diensten. Op de factuur vermeld je ook de btw. Als ondernemer verplicht de Belastingdienst je namelijk om btw in rekening te brengen bij je afnemers.
Als particulier een factuur opstellen is niet toegestaan
Als particulier mag je geen factuur maken. Ook een kassabon maken is niet toegestaan. Enkel ondernemers die een btw-nummer hebben en die ingeschreven zijn bij de KvK kunnen dat doen.
Een factuur verjaart in principe vijf jaar na de dag dat de vordering opeisbaar is geworden, dus vijf jaar na de uiterste betaaldatum. Heeft u als zakelijke verkoper een product aan een consument verkocht (bijvoorbeeld een wasmachine of een bankstel)? Dan verjaart de factuur al na twee jaar.
Voor particulieren hoef je normaal gezien geen factuur uit te schrijven. Daar zijn enkele uitzonderingen op: de verkoop en herstellingen van auto's (of onderdelen ervan), diensten rond verhuizing of meubelbewaring, en de verkoop van gebouwen en werken eraan. Eigenlijk is basiskennis over factureren altijd een must.
De schuldeiser moet minimaal 1 betalingsherinnering (aanmaning) sturen, voordat hij incassokosten bij u in rekening mag brengen. U krijgt 14 dagen de tijd om de rekening alsnog te betalen. Doet u dat niet, dan moet u naast de rekening ook incassokosten betalen.
Leg onbetaalde facturen niet opzij
Weet met wie je zakendoet, maak duidelijk hoe je te werk gaat en leg gemaakte afspraken vast. Laat zien dat je professioneel te werk gaat en je dit ook van jouw klanten verwacht. Door kort op jouw onbetaaldee facturen te zitten, voelen klanten meer dwang om de factuur te betalen.
Tips bij wanbetalers
Stap 1: De klant bellen en/of een betalingsherinnering(en) sturen. Stap 2: Een aanmaning (sommatiebrief) sturen. Stap 3: Is de factuur na deze stappen nog niet betaald? Dan volgt als laatste redmiddel een incasso.
Wanneer u niet akkoord gaat met het gefactureerde bedrag, is het in uw belang om de factuur per aangetekend schrijven te betwisten. Bij de betaling is een onderscheid te maken tussen het niet-betwiste gedeelte en het betwiste gedeelte. De redenen van betwisting moeten voldoende gegrond en gemotiveerd zijn.
De wet voorziet geen termijn om facturen te protesteren. Een onderneming is verplicht om onmiddellijk na ontvangst een betwiste factuur formeel te protesteren, bij gebreke waaraan tegen haar een vermoeden van aanvaarding kan worden ingeroepen.
De consument heeft het recht om de factuur gratis te krijgen. Hij heeft ook het recht om pas na de ontvangst van de factuur te betalen. Dit "uitstel" van betaling vormt een toepassing van de exceptio non adimpleti contractus.
Je schrijft de brief om betaling te krijgen van een factuur die niet tijdig betaald werd. Dat moet van in het begin duidelijk zijn. Geef aan om welke factuur het gaat door de factuurdatum, het factuurnummer, het openstaand bedrag en de uiterlijke betaaldatum, die overschreden werd, te vermelden.
Als u niets afspreekt met uw klant, moet de factuur binnen 30 dagen betaald zijn. De wet is heel duidelijk over de betalingstermijn van facturen: Spreekt u niets af, dan moet de factuur binnen 30 dagen betaald zijn. In een overeenkomst mag u een termijn van maximaal 60 dagen afspreken.
Een nulfactuur is een rekening die al betaald is en die de gemeenten dus niet hoeven te betalen.
Als u diensten levert aan klanten in EU-landen die btw-aangifte doen, brengt u meestal geen btw in rekening. De klant berekent de btw en geeft die aan in eigen land. U stuurt een factuur zonder btw en vermeldt daarop: de btw-identificatienummers van u én uw klant.