Toelichting. Namens deze betekent 'uit naam van de genoemde persoon'. Deze vaste formulering is te vinden in de slotformule van brieven die iemand in opdracht van iemand anders ondertekent. Bij namens dezen gaat het om meerdere personen.
Hoe onderteken je een brief 'in opdracht van' (iemand anders)? Het gebruikelijkst is na de slotgroet (bijvoorbeeld Met vriendelijke groet) de afkorting i.o. ('in opdracht') te schrijven en dan je eigen handtekening te gebruiken.
Met vriendelijke groet, (enkelvoud in plaats van meervoud) Groeten, Groetjes, (heel informeel) Met vriendelijke groeten uit een zonnig Vught, (persoonlijker)
In een slotzin geef je aan wat je van de lezer verwacht, hoe iets verder gaat of welke actie jij gaat ondernemen. Net als bij openingszinnen is het soms lastig een goede slotzin te vinden. Ook een slotzin moet passen bij de inhoud van de brief of e-mail die je schrijft.
Als een brief al is opgemaakt en u moet onverwachts in de plaats van iemand anders ondertekenen, dan kunt u met de hand de afkorting i.o. ('in opdracht') voor uw handtekening schrijven. Als uw handtekening moeilijk leesbaar is, kunt u voor de duidelijkheid uw naam ook voluit onder uw handtekening schrijven.
Schrijf in een brief uw naam voluit onder de handtekening, en eventueel uw functie op de regel daaronder. Als uw voornaam zowel voor mannen als voor vrouwen gebruikt wordt, kunt u uw aanschrijftitel vermelden om verwarring te voorkomen. Als u met meer dan één persoon ondertekent, staat de belangrijkste persoon rechts.
Bovenaan de brief vermeldt u uw adres en dat van de geadresseerde, de datum en de aanhef. U sluit de brief af met uw naam en handtekening.
Bij voorbaat (met een t op het einde) is goed. Bij voorbaat betekent 'van tevoren', 'nog voordat iets gebeurd of gedaan is'. Voorbaat is een oud woord voor 'voordeel', of eigenlijk: 'vooraf verkregen voordeel'. Voor- betekent hier 'vooraf' en baat is een oud woord voor voordeel.
Als u de naam en het geslacht van de geadresseerde weet, is de beste aanhef in een zakelijke brief of e-mail Geachte heer + de achternaam of Geachte mevrouw + de achternaam. Als u het geslacht niet weet, is onder meer Geachte heer of mevrouw + de achternaam gebruikelijk.
Een veilige afsluiting is kiezen voor ''Met vriendelijke groet'' of ''Hartelijke groet''. Met deze afsluiting zit je altijd goed en ben je niet te formeel, maar ook zeker niet informeel. Neem altijd een zin op waarin je aangeeft dat je graag bereid bent om je motivatie toe te lichten.
Het middenstuk bestaat vaak uit meerdere alinea's. In iedere alinea lees je iets nieuws over het onderwerp. In het slot herhaal je de belangrijkste zaken in een samenvatting, geef je een conclusie, roep je mensen op iets te doen of geef je je mening.
"Alvast bedankt," of "op voorhand bedankt," blijken dé manier om een antwoord los te krijgen. "Dankjewel," en "bedankt," prijkten op een mooie tweede plaats.
Houd het onderwerp kort en krachtig en doeltreffend. Denk iets langer na dan je normaal gesproken deed om tot een goed onderwerp te komen, dit betaalt zich toch weer terug in de reactiesnelheid op je e-mail. Vraag jezelf bij het bedenken van het onderwerp af of de ontvanger ook begrijpt wat je hiermee bedoeld.
Kan deze persoon rechtsgeldig een contract ondertekenen? In beginsel wel, mits de volmacht is afgegeven door een bevoegd persoon/personen én de volmacht toereikend is (dus het sluiten van dat contract ook onder de volmacht valt).
Het is belangrijk dat degene met wie u een contract afsluit, hiervoor bevoegd is. Iemand kan volledig tekenbevoegd zijn, maar er kunnen ook beperkingen zijn. Iemand mag bijvoorbeeld alleen contracten tot een bepaald bedrag tekenen. Als de persoon niet bevoegd is, kunt u problemen krijgen bij onenigheid.
P.o. ondertekenen betekent: 'per order'. De ondertekenaar doet dat dus in opdracht van de tekeningsbevoegde. Een procuratieregeling ziet op de bevoegdheid van een ander dan de bevoegde bestuurder om zelf (bijvoorbeeld) een contract te tekenen namens het bedrijf.
Wie alleen of gezamenlijk namens een rechtspersoon mag ondertekenen, staat in de statuten. De eigenaren of bestuurders kunnen ook andere personen een volmacht geven. Bijvoorbeeld aan een medewerker of familielid. Hierdoor mogen zij bepaalde contracten of documenten ondertekenen.