Onkostenvergoedingen gelden in principe als indirecte loonkosten. Dit betekent dat ze gerelateerd zijn aan de situatie van individuele werknemers. Zij ontvangen een vergoeding als compensatie voor kosten die ze hebben gemaakt bij het uitoefenen van hun functie.
Een onkostenvergoeding (of kostenvergoeding) is een vergoeding die vooral werkgevers aan hun werknemers kunnen toekennen ter compensatie van kosten die werknemers maken bij de uitoefening van hun functie. Zo krijgen veel werknemers van hun werkgever een onkostenvergoeding voor hun woon-werk verkeer.
De belaste vergoedingen worden volledig tot het belastbare loon (bruto loon) gerekend. Onbelaste onkostenvergoedingen (Netto extra uitgekeerd) komen veel vaker voor en zijn er bijvoorbeeld voor werkkleding, zakelijke reiskosten of tijdelijke verblijfskosten ten behoeve van het werk.
Voor de jaren 2020 en 2021 is het percentage tijdelijk verhoogd geweest naar 3%. Voor 2022 geldt dat je maximaal 1,7% van de loonsom tot 400.000 euro kan besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor jouw medewerkers. De vrije ruimte voor het bedrag van de loonsom boven de 400.000 euro is 1,18%.
Je boekt de kosten in als zakelijke kosten, bewaart de bon en vraagt aan de Belastingdienst de betaalde btw terug. Je zet de kosten zonder btw op de factuur aan je opdrachtgever: dan is het onderdeel van je normale omzet. Als je de btw niet terug kunt vragen, zet je de kosten inclusief btw op de factuur.
Onkosten heeft betrekking op extra, vaak onvoorziene kosten. Daardoor zijn onkosten vaak onaangename verrassingen. Twee voorbeelden: De kosten van een wasmachine zijn de aanschafprijs en het stroom- en waterverbruik; onder de onkosten vallen bijvoorbeeld reparaties.
Je moet belasting betalen over iedere vergoeding of verstrekking aan je werknemers, tenzij dit voordeel een vrijstelling heeft.
Vergoedingen voor de kosten die u hebt gemaakt, zijn onder meer vergoedingen voor de gemaakte reiskosten. Of voor de kosten van papier, postzegels en dergelijke. Als u bijvoorbeeld voor het vrijwilligerswerk reist met uw eigen auto, dan mag de organisatie u een kilometervergoeding geven.
Vrije ruimte werkkostenregeling
Deze wordt berekend met de loonsom van al uw medewerkers samen. Komt het bedrag van de vergoedingen boven die grens? Dan moet u over dat extra bedrag 80% belasting betalen. Er gelden geen voorwaarden voor de bestedingen binnen de vrije ruimte.
U mag een gedeelte van uw totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. We noemen dit de vrije ruimte. In 2022 is de vrije ruimte 1,7% van uw fiscale loon tot en met € 400.000.
Vergoeding van de kosten medewerker
Vaak zijn dat kosten die de medewerker maakt om zijn werk goed te kunnen vervullen, hierbij moet men denken aan maaltijdvergoeding, lunchvergoedingen, overnachtingen etc. Deze vergoedingen kunnen in beginsel door de werkgever vergoed worden zonder dat dit wordt belast.
In de administratie betekent dit een apart rekeningnummer voor de vrije ruimte vergoedingen en verstrekkingen. Vanaf 2020 is de vrije ruimte 1,7 % van de loonsom tot de fiscale loonsom van € 400.000, daarboven is het 1,2 %.
Onkosten zijn geen kosten, maar uitgaven. Het zijn uitgaven door werknemers of particulieren die in principe voor vergoeding in aanmerking komen. De werkgever of de organisatie die de vergoeding zou moeten geven toetst eerst of de uitgaven voldoen aan de regels die zij voor vergoeding hebben geformuleerd.
Zonder fictieve dienstbetrekking is het vacatiegeld niet meer in de loonbelasting, maar enkel in de inkomstenbelasting belast.
Loonheffing is de belasting die een werkgever namens een werknemer betaalt. Loonheffing is de verzamelnaam voor loonbelasting en de premie voor de volksverzekeringen.
Een vergoeding is loon dat is bedoeld voor bepaalde uitgaven en verstrekkingen zijn de uitgaven zelf. Bij verstrekkingen gaat het om loon in natura, wat arbeidsrechtelijk niet onbeperkt gegeven kan worden (4.1.10.).
U bent 21 jaar of ouder. En u hebt afgesproken dat u voor uw inzet per uur een vergoeding ontvangt. In 2022 krijgt u een vergoeding van maximaal € 5,00 per uur, tot een maximum van € 180 (2021: € 180 en 2020: € 170) per maand en tot een maximum van € 1.800 (2021: € 1.800 en 2020: € 1.700) per jaar.
Vanaf 1 januari mogen werkgevers aan hun personeel niet 19 cent, maar 21 cent per kilometer belastingvrij uitbetalen. In 2024 stijgt dit bedrag naar 23 cent. Daarmee geeft het kabinet gehoor aan de wens van de Tweede Kamer.
Het is mogelijk om ervoor te kiezen dat je je werknemers een vaste onbelaste (netto) kostenvergoeding betaalt. Hiermee voorkom je veel administratief werk. Veel zakelijke kosten kunnen in deze vaste kostenvergoeding worden verwerkt.
Declareren van gemaakte kosten
Je kunt onkosten op verschillende manieren (laten) declareren. De eerste is een vergoeding op declaratiebasis. Het voordeel is dat dit de daadwerkelijk gemaakte kosten zijn. Het is dus niet een vooraf gemaakte schatting of vast tarief.
Eerst en vooral herhalen we nog eens wat een onkostennota is. Dat is een document waarmee je alle onkosten inbrengt die je in functie van je Activiteit maakt. Die kosten kunnen enkel door middel van bewijsstukken ten laste genomen worden van het Budget van de Activiteit.
Onbelaste vergoedingen zijn kosten die een werknemer maakt, om zijn werk goed uit te kunnen voeren, die vrijgesteld zijn van belasting. Deze kosten mogen, als de werkgever er voor kiest deze te vergoeden, onbelast worden vergoed. Voorbeelden hiervan zijn o.a. reiskosten en studiekosten.