Als de telefoon voor tenminste 10% zakelijk wordt gebruikt, mag de vergoeding belastingvrij plaatsvinden. Er is sprake van zakelijk gebruik. Het zakelijk gebruik is tenminste 10%.
Telefoonkosten, via mobiel of thuis, kunnen meestal belastingvrij door de werkgever worden vergoed. De enige voorwaarde die wordt gesteld is, dat de kosten van de telefoon voor tenminste 10% zakelijk zijn.
De onkostenvergoeding mag maximaal 1,7% van het totale fiscale loon tot en met € 400.000 bedragen. Bij een loon dat hoger ligt dan € 400.000 komt dit neer op maximaal 1,18%. Alle onkosten die gemaakt worden boven dat bedrag, worden belast volgens de gewone loonbelasting.
Belasting op een losse telefoon op de zaak
Op een telefoon zit 21% btw. Dit bedrag betaal je bij de aanschaf van een mobiele telefoon. Als je de telefoon op de zaak koopt dan kun je de btw tijdens de btw aangifte weer terugvragen.
De aankoop van een zakelijke telefoon ziet de Belastingdienst als een investering en niet als kostenpost. Dit betekent dat je de telefoon mag opnemen op de balans, om daarop jaarlijks te kunnen afschrijven. De jaarlijkse afschrijving mag je opvoeren als aftrekbare kosten.
Kosten van de telefoon zelf
In dit geval is ook de aanschaf van de telefoon als investering te boeken. Let op, is de telefoon duurder dan € 450 dan moet je afschrijven. Bel je met je mobiele telefoon met een privéabonnement, dan mag je alleen het deel van de zakelijke gesprekskosten aftrekbaar maken.
Een privételefoonabonnement is niet aftrekbaar, maar de zakelijke gesprekken die u via dat abonnement voert wel. Een zakelijk telefoonabonnement is aftrekbaar.
Als de telefoon voor tenminste 10% zakelijk wordt gebruikt, mag de vergoeding belastingvrij plaatsvinden. Er is sprake van zakelijk gebruik. Het zakelijk gebruik is tenminste 10%.
De abonnementskosten en gesprekskosten voor de mobiele telefoon/smartphone die jij als ondernemer gebruikt zijn aftrekbaar van de winst. De kosten moeten wel zakelijk zijn. Volgens de fiscale regeling betekent dat tenminste 10%. De btw mag je verrekenen bij de aangifte omzetbelasting.
De werkgever bepaalt zelf of het gebruik van een zakelijke telefoon noodzakelijk is of niet. Wanneer een werkgever bepaalt dat een telefoon van de zaak noodzakelijk is, worden de kosten altijd door hem of haar zelf betaalt. Deze kosten mogen niet doorbelast worden aan jou als werknemer.
Vrije vergoedingen zijn vergoedingen, die een werkgever onbelast aan een werknemer kan betalen. Vrije verstrekkingen zijn onbelaste verstrekkingen van een werkgever aan een werknemer.
In 2023 mag je € 0,21 per kilometer belastingvrij vergoeden. T/m 2022 was dit € 0,19 per kilometer. Wil je meer vergoeden, dan kun je dit onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Je kunt het meerdere boven € 0,21 per kilometer ook belast vergoeden, dan betaalt je medewerker er loonbelasting over.
Reële kostenvergoeding: een systeem waarbij de door vrijwilligers werkelijk gemaakte kosten terugbetaald kunnen worden. Hiervoor zijn bewijsstukken nodig. De reële kostenvergoeding biedt de mogelijkheid om de werkelijk gemaakte kosten terug te betalen. Als organisatie betaal je alle kosten met een bewijsstuk terug.
U kunt uw personeel niet zomaar verplichten om werkgerelateerde apps te installeren op hun privételefoon. Als werkgever moet u zelf een een werktelefoon voorzien wanneer de werknemer geen applicatie van het werk wil installeren.
Een redelijke vergoeding voor thuiswerken ligt tussen de 3 en 5 euro per dag. Waarbij de onbelaste reiskostenvergoeding ook nog altijd van kracht is. Let op, beide vergoeding op 1 dag geven kan niet.
Minister Van Gennip van Sociale Zaken heeft onlangs te kennen gegeven dat werkgevers eenzijdig het gebruik van mobiele telefoons op de werkvloer kunnen verbieden zolang dat redelijk is. De minister heeft daarbij benadrukt dat deze bevoegdheid van de werkgever eenzijdig is en instemming van werknemers niet nodig is.
De btw-aftrek voor internet en gsm is sowieso beperkt tot 75%. Gebruik je deze slechts 30% van de tijd voor je zelfstandig bijberoep? Dan is de btw ook maar voor 30% aftrekbaar. Enkel wanneer je een afzonderlijk abonnement neemt dat je enkel voor de zaak gebruikt, kan je de volle 100% recupereren.
Als ondernemer kies je voor de voordelen van een zakelijk mobiel abonnement en niet voor een consumenten abonnement, in het verleden waren deze telefoonabonnementen hoger geprijsd dan consumenten abonnementen. Tegenwoordig is dit echter gelijk en is het voordeliger om een zakelijk mobiel abonnement aan te schaffen.
Telefoonkosten in de werkkostenregeling (wkr)
De telefoon van de zaak en de telefoonvergoeding voor werknemers vallen namelijk onder de werkkostenregeling (wkr). Dat is de fiscale regeling waarbij je onbelaste vergoedingen en verstrekkingen mag doen aan je werknemers.
Prijs smartphone
Er zijn al budgettelefoons onder 350 euro. Deze telefoons hebben meestal een beperkt geheugen, een mindere camera en zijn soms wat trager. In het gemiddelde budget zitten smartphones tussen 350 en 800 euro. Bijvoorbeeld een iPhone SE of Samsung Galaxy A serie.
Gemiddeld betalen we in Nederland ongeveer 45 euro per maand aan de contracten waar de telefoon wordt afbetaald. Per jaar is dit 540 euro. Niet misselijk, en een belangrijk onderdeel van de totale telefoonkosten.
Volledig aftrekbare kosten
Kosten binnen je onderneming zijn 100% aftrekbaar. Hierbij hoort onder meer het kantoormateriaal, sociale bijdragen en verzekeringen. Ook specifieke beroepskledij (bijvoorbeeld een doktersjas, veiligheidsschoenen of de schort van een slager) mag je ingeven.
Je nieuwe zakelijke computer, telefoon of laptop afschrijven gebeurt in 5 jaar. Ook al weet je van te voren dat je telefoon of laptop geen 5 jaar mee gaat, moet er in 5 jaar worden afgeschreven. De afschrijving is bepaald en vastgesteld door de belastingdienst. De BTW vraag je wel meteen terug.
Je koopt een nieuwe smartphone van € 1000 op de zaak. Dit type bedrijfsmiddel moet je van de Belastingdienst in 5 jaar compleet afschrijven; er blijft dus geen restwaarde over. De berekening is dan als volgt: € 1.000 ÷ 5 = € 200. Je schrijft dus jaarlijks € 200 af op je nieuwe zakelijke toestel.