Vaak hanteert een werkgever een minimale woon-werk afstand van 10 kilometer alvorens een vergoeding wordt verstrekt. Doorgaans hanteren werkgevers geen maximum, maar dit hangt af van uw arbeidsovereenkomst of CAO, daarin kunnen andere afspraken zijn overeengekomen.
De gemiddelde reisafstand van de Nederlander
Voor werkend Nederland is de gemiddelde reistijd naar het werk ongeveer 50 minuten. De gemiddelde reisafstand van deur tot deur is ongeveer 22 kilometer (CBS, 2016). Voor de meesten ligt de reisafstand doorgaans tussen de 15 en 35 kilometer.
"De psychologische term hiervoor is de wet van behoud van reistijd. Die schrijft voor dat mensen het gemiddeld acceptabel vinden om zeventig tot negentig minuten per dag onderweg te zijn.
Reist u met eigen vervoer naar uw werk? Dan kan uw werkgever u maximaal € 0,19 per kilometer vergoeden, zonder dat u hierover belasting betaalt. Voor deze maximale kilometervergoeding maakt het niet uit welk vervoermiddel u gebruikt.
In het algemeen kan de werkgever de vaste reiskostenvergoeding berekenen (tool) met deze formule: afstand enkele reis x het vermoedelijke aantal keren dat de werknemer deze afstand aflegt in een jaar x de vergoeding (waarvan dus € 0,19 per kilometer onbelast is).
Omzendbrief nr. 705 van 23 juni 2022 stelt het bedrag van de kilometervergoeding vast op 0,4170 euro voor de periode van 1 juli 2022 tot 30 juni 2023.
Je mag voor reiskosten maximaal 19 cent per kilometer vergoeden, zonder dat je hierover belasting betaalt. Het maakt daarbij niet uit welk vervoermiddel wordt gebruikt door je werknemer. Betaal je meer dan 19 cent per kilometer? Dan moet je over het meerdere wel loonheffingen betalen.
Vanaf 1 januari mogen werkgevers aan hun personeel niet 19 cent, maar 21 cent per kilometer belastingvrij uitbetalen. In 2024 stijgt dit bedrag naar 23 cent. Daarmee geeft het kabinet gehoor aan de wens van de Tweede Kamer.
De tussenkomst van de werkgever is verplicht wanneer de afgelegde afstand minstens 5 kilometer bedraagt, te rekenen vanaf de vertrekhalte (art. 4 van de cao nr. 19/9 van 23 april 2019).
Dit betekent natuurlijk niet dat je geen hogere kilometervergoeding mag berekenen. Veel zzp'ers hanteren dan ook een bedrag tussen de €0,20 en €0,30 per kilometer. Maar onthoud wel dat je over alles boven de €0,19 per kilometer belasting moet betalen.
Wanneer douchen en omkleden verplicht is voor de werknemer, bijvoorbeeld omdat het noodzakelijk is in het kader van goed arbobeleid – de werknemer werkt bijvoorbeeld met gevaarlijke stoffen – dan zal douchen en omkleden tot de arbeidstijd horen.
Staat er een wijzigingsbeding in uw contract of in andere regels? Dan kan uw werkgever zonder uw toestemming uw locatie veranderen. Maar dit mag alleen om een goede reden, bijvoorbeeld verhuizing van uw afdeling of bedrijf.
Bent u in loondienst? En gaat u met eigen vervoer naar uw werk, bijvoorbeeld met de auto of de fiets? Dan hebt u geen recht op reisaftrek. Uw werkgever mag u wel een bedrag per kilometer vergoeden.
Voor de berekening van de tegemoetkoming voor uw reiskosten is de reisafstand tussen uw woning en uw werklocatie belangrijk. Er wordt uitgegaan van de enkele reisafstand in kilometers. Voor vervoer per auto of motor wordt uitgegaan van de snelste route. Voor vervoer per fiets en brommer geldt de kortste route.
U heeft recht op de reiskostenvergoeding die in uw contract, cao of bedrijfsregels staat. Staat hier niets over in? Dan is uw werkgever niet verplicht om uw reiskosten te vergoeden. U kunt hier wel over onderhandelen.
Er komt een grote wijziging aan voor het bedrijfsleven in Nederland: per 1 januari 2022 verdwijnt het fenomeen van de vaste reiskostenvergoeding. Werkgevers mogen dan niet zomaar meer een vaste reiskostenvergoeding aan hun medewerkers aanbieden, maar alleen daadwerkelijk gemaakte reizen mogen onbelast vergoed worden.
De kosten zijn gelijkgesteld aan de gemiddelde kosten per kilometer bij bezit en gebruik van een eigen auto. Deze kosten worden op de woon-werkvergoeding in mindering gebracht. Dit bedrag is de eigen bijdrage.
Is woon-werkverkeer privé of zakelijk? Woon-werkverkeer wordt als zakelijk aangemerkt door de Belastingdienst. Het gaat hierbij om het heen en weer reizen van de woon- of verblijfplaats naar een vaste werkplek met de auto van de zaak.
Je kunt met deze gegevens op de volgende manier je kilometervergoeding berekenen: Vermenigvuldig de vergoeding per kilometer met het aantal kilometer dat je op een werkdag reist: € 0,19 x 22 = € 4,18. Werk je fulltime? Dan kun je de standaard van 214 werkdagen per jaar aanhouden.
De meeste zelfstandigen rekenen een kilometervergoeding van €0,20 tot €0,30 per afgelegde kilometer. Houd er rekening mee dat alles boven €0,19 per kilometer belast wordt. Als u dus €0,30 per kilometer rekent, moet u over €0,11 inkomstenbelasting betalen.
Kilometervergoeding blijft 19 cent in 2022.
De thuiswerkvergoeding bedraagt € 2 netto per thuisgewerkte dag. De hoogte van de vergoeding is niet afhankelijk van het aantal uren dat u die dag werkt. Volgens uw rooster werkt u 4 uur per dag. Voor de dag dat u 4 uur thuiswerkt declareert u een thuiswerkvergoeding van € 2.
Het voordeel van deze uitruil is dat de werknemer minder loonbelasting hoeft af te dragen over zijn eindejaarsuitkering. De werkgever betaalt in deze situatie minder sociale lasten. Vanaf 1 januari 2022 wordt de fiscale ruimte bepaald op basis van het aantal afgesproken reisdagen.
Bij het factureren van je reiskosten aan je werkgever of opdrachtgever, ga je uit van een vaste prijs per kilometer en dat is vaak 19 cent per kilometer. Verbruikt je auto 6,7 l/100 kilometer (dat is 1 op 14,9), dan is die vergoeding genoeg om de brandstofkosten te betalen.
Eigen vervoer
Ga je dagelijks met je eigen auto of de motor naar het werk, dan worden je reiskostenvergoedingen vrijgesteld tot 420 euro (inkomstenjaar 2021 / aanslagjaar 2022), indien je gebruik maakt van het wettelijk kostenforfait. Concreet moet je op je belastingaangifte telkens twee bedragen aangeven.