UBL facturen zijn een specifieke vorm van facturen. Deze UBL facturen, bestaande uit een XML en PDF bestand of een embedded PDF in een XML bestand, kunnen gemakkelijk ingelezen worden in de administratie. De manier waarop dit gaat, verschilt op een aantal punten van het verwerken van een 'gewone' factuur.
Een UBL factuur maken kan niet in Word of Excel. Hier heeft u een facturatiepakket, zoals WeFact voor nodig. Maakt u een factuur in WeFact dan wordt er automatisch een mooie leesbare PDF gegenereerd maar ook een UBL bestand.
UBL (Universal Business Language) is het standaard formaat voor elektronisch factureren. Het is een XML bestand die speciaal is uitgedacht voor facturen. Een e-factuur is géén PDF-bestand. Een UBL factuur maakt het mogelijk om factuurdata van boekhoudpakket A naar boekhoudpakket B te sturen.
Bij een XML-factuur worden gestructureerde gegevens (data die duidelijk op de factuur is weergegeven en te verwerken en te interpreteren is) verwerkt in de vorm van platte tekst (die bestaat uit letters, spaties, cijfers en leestekens). Via het PEPPOL netwerk worden vastgestelde XML-formaten uitgewisseld.
Omdat met XML gegevens worden opgeslagen in een tekstindeling in plaats van in een eigen binaire indeling, kunnen klanten hun eigen schema's definiëren en uw gegevens op meer manieren gebruiken, zonder dat ze royalty's hoeven te betalen.
Deze XML- bestanden zijn gebruikt voor het opslaan voorkomende manieren en de overdracht van gegevens op het internet die afkomstig zijn van verschillende programma's en kan worden bewerkt door elke tekstverwerker, omdat ze komen in tekstdocumenten.
Langs PEPPOL wordt de factuur via het BTW-nummer van de klant verzonden. Zowel u als de klant ontvangen een bevestiging wanneer de factuur succesvol werd verzonden. Facturen worden elektronisch verzonden (UBL/e-fff) waardoor deze geautomatiseerd kunnen worden verwerkt door uw klant.
Een elektronische factuur ziet eruit als een gewone factuur, maar bevat daarnaast codes. Door deze codes is het voor computers precies duidelijke wat de betekenis is van elk woord en bedrag. Een elektronische factuur wordt als bestand per computer aangeleverd en wordt hierbij automatisch verwerkt.
Een SI-UBL-factuur, ook wel een SimplerInvoicing UBL, is een factuur die een subset (deelverzameling) van de algehele UBL-specificaties bevat. Dit zijn meer dan 2400 elementen.
Met andere woorden: de informatie en velden die op een papieren factuur moeten staan, zijn ook voor e-facturen vereist. Dat betekent dat u een aantal basisgegevens dient te vermelden, zoals uw btw-nummer, het btw-bedrag en de factuurdatum. Ook moeten facturen opeenvolgend genummerd worden .
Als een factuur niet aan de wettelijke vereisten voldoet, bestaat geen recht op aftrek van voorbelasting. Bovendien is dit ook een factuurgebrek dat is aan te merken als een verzuim, waarvoor een boete van een paar duizend euro's per onjuist factuur kan worden opgelegd.
Wat je zeker moet vermelden in je factuur zijn: Je btw-identificatienummer en het btw-tarief dat van toepassing is. Het bedrag in- en exclusief btw. Je KVK-nummer.
Peppol is een internationaal afsprakenstelsel tussen providers, dat het voor aangesloten organisaties mogelijk maakt elektronische documenten uit te wisselen. In Nederland is het gebruik van Peppol voor e-facturatie niet verplicht. De Rijksoverheid raadt aan om Peppol hiervoor te gebruiken.
Download de gratis PEPPOL handleiding en ontdek alles wat je nodig hebt om te starten.
Kosten Peppol
Aan het gebruik van Peppol zijn geen kosten verbonden. Enkel voor de activatie van Peppol dient u eenmalig € 1,- via iDEAL te betalen.
Leveranciers van de Rijksoverheid mogen hun facturen al enkele jaren elektronisch verzenden naar de rijksdiensten. Sinds 1 januari 2017 is dat verplicht bij alle nieuwe inkoopovereenkomsten met het Rijk.
Je bespaart op accountants, nu de facturen automatisch worden bijgehouden en verwerkt; E-facturen worden sneller betaald. Bij geïntegreerde elektronische facturatie worden facturen automatisch ingelezen en verwerkt door het boekhoudprogramma van de ontvanger.
Waarom is e-facturatie belangrijk? E-facturatie is sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en scheelt de ondernemers veel administratie. Bovendien kunnen partijen hiervan ook financieel profiteren.
Kies Bestand > Exporteren. Selecteer XML onder Opslaan als type (Windows) of opmaak (Mac OS). Geef de naam en de locatie van het XML-bestand op en klik op Opslaan.
Als u Excel 2016 of eerder gebruikt, klikt u op Gegevens > Uit een andere bron > Van XML-gegevensimport. Ga naar het station, de map of de internetlocatie waarop zich het XML-gegevensbestand (. xml) bevindt dat u wilt importeren. Selecteer het bestand en klik op Openen.
Wanneer we een XML bestand bekijken in notepad zien we dat dit bestand is opgebouwd uit verschillende tags. De zogenaamde open- en sluit tags. Ieder onderdeel bevat een open en een sluit tag. Binnen deze tags staat informatie over het betreffende onderdeel.
uw naam en adres. het factuurnummer. de factuurdatum. datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd.
Hoe ziet een factuur eruit wanneer je vrijgesteld bent van btw? De factuur dient aan dezelfde factuureisen te voldoen als een factuur met btw. Het enige verschil is dat er geen omzetbelasting in rekening gebracht wordt. Dit dien je er ook op te vermelden met de tekst 'btw vrijgesteld'.
Als u diensten levert aan klanten in EU-landen die btw-aangifte doen, brengt u meestal geen btw in rekening. De klant berekent de btw en geeft die aan in eigen land. U stuurt een factuur zonder btw en vermeldt daarop: de btw-identificatienummers van u én uw klant.