Afsluiting van de brief
Het Engels kent voor het afsluiten van een zakelijke brief twee vormen, waar in het Nederlands Met vriendelijke groet in principe volstaat. Wanneer u de geadresseerde bij naam kent, gebruikt u Yours sincerely. Zo niet, dan gebruikt u Yours faithfully.
Gebruik de juiste aanhef en afsluiter
Je sluit dan af met 'Yours sincerely' of 'Kind regards'. Timmer: ,,Hier iets van 'Love' schrijven of 'Best wishes' is echt te informeel.'' Weet je niet aan wie je de brief richt, dan is daar een aparte structuur voor: begin met 'Dear Sir/Madam', en eindig dan met 'Yours faithfully.
De gebruikelijkste manier om een e-mail te beëindigen is 'Kind regards'. Een andere optie die vaak gebruikt wordt, is 'Best wishes'. Ook is het mogelijk om alleen met 'Regards' te eindigen. Dit is een kortere variant van 'Kind regards'.
Een correcte, zakelijke groet hoeft niet overdreven formeel te zijn. De meest gebruikelijke slotgroet is: Met vriendelijke groet(en). Te formeel is een slotgroet als: Hoogachtend, of Met hoogachting. Te informeel is een slotgroet als: Groetjes, of Hartelijks.
De aanhef van een Engelse (zakelijke) brief is altijd 'Dear'. Als je de naam en/of titel weet van de geadresseerde, vermeld je dit ook. Achter Mr komt in het Engels geen punt, maar dit wordt wel met een hoofdletter geschreven.
Hoe gaat het? [voorbeeld]
How are you? [vb.]
Als afsluiting voor je sollicitatiebrief gebruik je 'Yours sincerely,' als bekend is aan wie je de brief schrijft. Indien het niet bekend is gebruik je 'Yours faithfully,'. Alleen het eerste woord krijgt bij de afsluiting een hoofdletter.
Begin een formele e-mail altijd met een toepasselijke aanhef. Je kunt de geadresseerde het beste bij zijn of haar naam noemen (als je die kent). De aanhef van een formele e-mail begint in principe altijd met 'Geachte...', gevolgd door de aanspreektitel (heer/mevrouw), de achternaam van de persoon en een komma.
Als u de naam en het geslacht van de geadresseerde weet, is de beste aanhef in een zakelijke brief of e-mail Geachte heer + de achternaam of Geachte mevrouw + de achternaam. Als u het geslacht niet weet, is onder meer Geachte heer of mevrouw + de achternaam gebruikelijk.
Alineastructuur. Geef uw tekst een heldere alineastructuur. Zet in een brief tussen de onderwerpsregel en de aanspreking twee witregels. Zet in een brief of een e-mail één witregel tussen de aanspreking en de eerste alinea, en één witregel tussen de laatste alinea en de slotgroet.
Een zakelijke Engelse brief begin je altijd met de adressen van afzender en ontvanger en de datum. Daarna volgt de aanhef. Deze begint met 'Dear', gevolgd door de aanspreekvorm. Mannen spreek je aan met 'Mr', maar voor vrouwen gebruik je 'Miss' (ongetrouwd), 'Mrs' (getrouwd) of 'Ms' (onbekend).
Ondertekening brief namens iemand anders
Wanneer de brief is geprint zet je simpelweg de afkorting i.o. (of een van de andere afkortingen) op de brief en teken je je eigen handtekening op de daarvoor bestemde plaats. De naam en de eventuele functie zijn van de daadwerkelijke afzender van de brief.
Verstuur je brief aangetekend
De brief geven we persoonlijk af aan de deur, nadat de ontvanger heeft getekend. De inhoud is verzekerd tot € 50 bij verlies of beschadiging. Is de waarde van de inhoud hoger? Verstuur je brief dan Verzekerd (tot € 500).
We hebben hier geen officiële regels voor gevonden, maar in de zakelijke en juridische wereld is het gebruikelijk om de aanbieder van het contract links te laten ondertekenen, en degene die de overeenkomst aangeboden krijgt (werknemer, klant e.d.) rechts.
Met vriendelijke groeten en Met vriendelijke groet zijn de gebruikelijkste formuleringen. Die vormen zijn ook zonder met mogelijk: Vriendelijke groeten, Vriendelijke groet. Als een brief of e-mail een duidelijk informeel karakter heeft, zijn ook andere slotgroeten mogelijk: Groeten, Groet, Groetjes, Hartelijke groet.