Alle ondernemers in Nederland zijn wettelijk verplicht zeven jaar lang de administratie van hun bedrijf te bewaren.
Hoe lang bewaart u uw administratie? U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren.
Hoe lang moet ik de boekhoudkundige documenten bewaren? De boekhoudkundige documenten – en alle stukken aan de hand waarvan het bedrag van de belastbare inkomsten kan vastgesteld worden – moeten bewaard worden gedurende de 7 jaren (of de 7 boekjaren) die volgen op de belastbare periode waarop ze betrekking hebben.
Elk bedrijf is wettelijk verplicht om een administratie bij te houden. Dat betekent in de praktijk dat je alle gegevens over je onderneming moet bewaren. Naast ontvangen en verzonden facturen gaat het dan onder meer om: de kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen.
Wettelijke bewaarplicht
Omdat jouw boekhouding de basis is voor de belastingaangiften die je als ondernemer moet doen, wil de Belastingdienst die snel en goed kunnen controleren. Daarom ben je wettelijk verplicht om de boekhouding, bescheiden en andere gegevensdragers zeven jaar te bewaren.
Er is geen verschil met de papieren facturen. Alle facturen en kopieën van facturen moet u voor de FOD Financiën gedurende zeven jaar bewaren.
Als uw boekjaren de kalenderjaren volgen, betekent dit dat u na 31 december 2019 uw administratie over 2012 en eerdere jaren mag weggooien. Als u bepaalde documenten nog nodig hebt, bijvoorbeeld contracten, pensioen- en lijfrentepolissen, moet u deze echter nog wel bewaren.
De belastingdienst kan namelijk tot 5 jaar terug nog belasting navorderen. Deze documenten moet je daarom 5 jaar bewaren: Alle gegevens die nodig zijn om je belastingaangifte te doen. Beschikking toeslagen.
Als particulier ben je wettelijk niet verplicht om je bankafschriften te bewaren, maar je doet er wel verstandig aan ze toch vijf jaar lang te archiveren. De Belastingdienst mag namelijk tot vijf jaar terug belastingen navorderen.
Houdt er rekening mee dat u de administratie van de overledene minimaal vijf jaar dient te bewaren.
Ordenen administratie: Indelen
Bewaar alles bij elkaar. Maak mappen niet te dik, maar ook niet te dun. Te dikke mappen kun je beter onderverdelen in meerdere mappen, te veel dunnen mappen maakt het geheel moeilijk doorzoekbaar en onoverzichtelijk.
De Belastingdienst kan tot 5 jaar terug belastingen vorderen op particulieren. Heeft u de bankafschriften en loonstrookjes niet meer, dan wordt het een lastig verhaal om uw gelijk te behalen. Daarom raden we aan om alle loonstrookjes en bankafschriften minstens vijf jaar te bewaren als particulier.
E-mail Archiving
Voor e-mails (zowel interne als externe) die betrekking hebben op de bedrijfsvoering geldt dezelfde wettelijke vereisten als voor administratieve gegevens: een bewaartermijn van zeven jaar.
U bent verplicht informatie te geven als wij daarom vragen. Daarbij gaat het alleen om informatie die van belang kan zijn voor uw eigen belastingheffing. Hebt u bijvoorbeeld nog bankafschriften en bonnetjes? Dan moet u het mogelijk maken dat wij deze inzien.
Particulieren hoeven hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) niet verplicht te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.
1 jaar. Van elke verzekering ontvangt u jaarlijks een nieuwe polis. Ook van uw energiekosten en de lokale belastingen krijgt u eens per jaar een overzicht. U bewaart de oude polissen en afrekeningen tot u de nieuwe heeft ontvangen.
Er is op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij kijken zij naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt.
De bewaartermijn rittenregistratie voor ZZP'ers en werkgevers bedraagt 7 jaar. Dit betekent dat u 7 jaar na een rit, deze aan moet kunnen tonen in uw rittenadministratie.
Wettelijke bewaartermijnen
U moet gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, 7 jaar bewaren nadat de medewerker uit dienst is. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs van de medewerker moet u 5 jaar na het einde van het dienstverband bewaren.
Je zult wellicht denken dat je een pakbon niet hoeft te bewaren, omdat de order ook al op de factuur staat vermeld. Het tegendeel is waar. Pakbonnen vallen onder de basisgegevens en zijn een ondersteuning van de bedrijfsadministratie.
Facturen, kredieten en erelonen
Als algemeen principe geldt dat u, zodra de verjaringstermijn verstreken is, het document niet meer kunt gebruiken om uw gelijk te bewijzen. De Federale overheidsdienst Economie raadt u wel aan om al uw facturen hoe dan ook gedurende 10 jaar te bewaren.
5 JAAR. Bankdocumenten, kwitanties van hypothecaire leningen of kredieten, huurcontracten, betalingen en erelonen van advocaten en facturen en honoraria van notaris moeten 5 jaar bewaard worden.
Bij andere officiële papieren, zoals jaarrekeningen van gas, water en licht, salarisstrookjes, huurovereenkomsten of verzekeringen, is twee jaar voldoende.