Als u de naam en het geslacht van de geadresseerde weet, is de beste aanhef in een zakelijke brief of e-mail Geachte heer + de achternaam of Geachte mevrouw + de achternaam. Als u het geslacht niet weet, is onder meer Geachte heer of mevrouw + de achternaam gebruikelijk.
Maak bij het schrijven van je mail gebruik van reguliere briefconventies. Denk hierbij aan een aanhef zoals 'Beste meneer/mevrouw,' of 'Geachte meneer/mevrouw,' en een afsluiting als 'Met vriendelijke groet,'.
Tip 1.
Je kunt beginnen met Geachte (als je iemand helemaal niet kent), en daarna ga je verder met heer of mevrouw. Geen enkele andere keus. Geachte Bert, onmogelijk. En als je iemand kent, schrijf je Beste met de voornaam.
Ken je de ontvanger of gaat het om een informele situatie, dan gebruik je 'Beste'. Ken je iemand heel goed, dan mag je ook 'Hallo', 'Hi', 'Hoi', 'Dag' of 'Goede…' gebruiken.
Klassieke voorbeelden van een slotzin
Gebruik deze klassieke slotzinnen als eventuele inspiratie: Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest. Vertrouwende u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Wij zien uw antwoord met belangstelling tegemoet.
Vroeger werd mejuffrouw gebruikt als mondelinge en schriftelijke aanspreekvorm voor ongehuwde vrouwen. De gewone aanspreekvorm voor een volwassen, al dan niet gehuwde vrouw is tegenwoordig mevrouw. Het woord mejuffrouw (afgekort mej.) wordt nog maar zelden gebruikt als aanspreekvorm voor jonge meisjes.
Een correcte, zakelijke groet hoeft niet overdreven formeel te zijn. De meest gebruikelijke slotgroet is: Met vriendelijke groet(en). Te formeel is een slotgroet als: Hoogachtend, of Met hoogachting. Te informeel is een slotgroet als: Groetjes, of Hartelijks.
Een zakelijke brief is een brief die een bedrijf, stichting of organisatie aan een klant, leverancier of samenwerkingspartner schrijft.
In de adressering en de aanhef van een formele brief of e-mail is heer het gebruikelijke woord. In de aanhef van minder formele brieven en e-mails wordt steeds meer de combinatie van beste met mijnheer of meneer gebruikt.
Formele e-mails sluit je af met 'Met vriendelijke groeten' of eventueel zelfs met 'Met de meeste hoogachting', net als een gelijkaardige brief. Wanneer men iemand om een gunst vraagt, is een afsluiting als 'Alvast bedankt' ook gepast. Mails naar vrienden kunnen gerust met minder formele afsluitzinnen beëindigd worden.
In een slotzin geef je aan wat je van de lezer verwacht, hoe iets verder gaat of welke actie jij gaat ondernemen. Net als bij openingszinnen is het soms lastig een goede slotzin te vinden. Ook een slotzin moet passen bij de inhoud van de brief of e-mail die je schrijft.
Bovenaan de brief vermeldt u uw adres en dat van de geadresseerde, de datum en de aanhef. U sluit de brief af met uw naam en handtekening.
In plaats van “meneer” of “mevrouw” kun je iemands naam gebruiken in de aanhef van een brief of mail. Waar je eerst bijvoorbeeld “Beste meneer Malali” zou zeggen, zeg je nu: “Beste Rodrigo Malali”. Of Rodrigo nu een man, vrouw of non-binair persoon is, is dan irrelevant.
Geachte heer/mevrouw, (wanneer je niet weet of het een man of vrouw is en je weet geen achternaam). Dit gebruik je in officiële brieven. Je gebruikt het wanneer je iemand niet kent of wanneer iemand ver van je af staat.
Met vriendelijke groeten en Met vriendelijke groet zijn de gebruikelijkste formuleringen. Die vormen zijn ook zonder met mogelijk: Vriendelijke groeten, Vriendelijke groet. Als een brief of e-mail een duidelijk informeel karakter heeft, zijn ook andere slotgroeten mogelijk: Groeten, Groet, Groetjes, Hartelijke groet.
Mevrouw heeft twee afkortingen: mevr. en mw. Als afkorting van meneer en mijnheer wordt soms ook mr. gebruikt, maar dat is niet aan te bevelen omdat mr.
De aanspreking
Als je die kent, vermeld dan de academische titel ('prof. ' of 'dr. ') plus de achternaam. Is de academische titel niet duidelijk en ken je enkel de voor- en achternaam, spreek die persoon dan aan met 'heer' of 'mevrouw' plus achternaam.